ใกล้ฤดูทำแผนกลยุทธ์ประจำปีกันอีกแล้ว องค์การส่วนใหญ่มักใช้ SWOT Analysis ซึ่งเป็นเครื่องมือที่มีผลสำรวจของ Thomas J Chermack และ Bernadette K. Kasshanna (HRDI Journal, 2007) นักวิชาการจาก Colorado State University และ The Pennsylvania State University เคยเล่าถึงผลการศึกษาว่าเครื่องมือนี้มีการใช้กันมากอย่างยาวนาน ตั้งแต่ ปี ค.ศ. 1950s และเผยแพร่ไปทั่วโลก
เรียกว่าเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมในการใช้มากที่สุด แต่ก็เป็นเครื่องมือที่มีการนำไปใช้ผิดๆ มากที่สุดเช่นกัน
เนื่องจากการจัดทำ SWOT Analysis ในองค์การส่วนใหญ่ทั่วโลกไม่ค่อยสนใจการวิเคราะห์ข้อมูลมากนัก โดยเฉพาะข้อมูลผลการปฏิบัติงาน (Performance Analysis) เช่น การวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานตามตัวชี้วัด (KPIs) ที่ได้ตั้งไว้ในปีที่แล้วว่าตัวชี้วัดได้ส่งผลอะไรต่อผลการปฏิบัติงานระดับองค์การ (Corporate KPIs) บ้าง
ฝ่ายงานทรัพยากรมนุษย์อาจสรุปผลงานว่าปีที่ผ่านมาว่าสามารถปิดช่องว่างของสมรรถนะพนักงาน (Competency Gap) ได้ 80% ก็ต้องดูว่ามีผลสอดคล้องอะไรต่อองค์การบ้าง การจ้างคนได้น้อยลง ทำงานได้มากขึ้นหรือไม่ ซึ่งอาจต้องดูความสัมพันธ์ในเชิงตัวเลขกับผลผลิตต่อหัว (Productivity per head) และ/หรือ รายได้ต่อหัวที่เพิ่มขึ้น (Revenue per head) หรือคนของเรามีศักยภาพมากขึ้น คือทำงานได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพสูงขึ้นแล้ว ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้อีก
เนื่องจากสมรรถนะที่ได้รับการพัฒนาสอดคล้องกับเป้าหมายองค์การในหลายๆด้านทั้งในส่วนการเพิ่มรายได้ และลดค่าใช้จ่าย
ทั้งนี้ผลการพัฒนาสมรรถนะทำให้เห็นผลเป็นตัวเลขความสามารถในการทำผลกำไรต่อหัว ซึ่งแน่นอนตัวเลขเหล่านี้ต้องนำไปวิเคราะห์ร่วมกับตัวเลขการเติบโตทางเศรษฐกิจของธุรกิจนั้นๆ ด้วย ซึ่งเป็นปัจจัยภายนอกที่มีผลต่อรายได้และผลกำไร
แต่อย่างไรก็ตามตัวเลขเหล่านี้ควรที่จะเทียบเคียง (Benchmark) กับองค์การที่อยู่ในธุรกิจเดียวกันด้วย เพื่อเห็นศักยภาพในการพัฒนา
ข้อมูลตัวอย่างข้างต้นนี้ ท่านผู้บริหารองค์การต้องเข้าใจตรงกันว่า เป็นการวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานเพื่อนำสิ่งที่องค์การลงทุน ลงแรงไปมาพัฒนาองค์การให้ถูกทาง มิใช่เอาผลดังกล่าวมาเชื่อมโยงกับผลงานของผู้บริหารหน่วยงานต่างๆ
ในชีวิตการทำงานจริงมีใครบ้างที่จะรู้ว่า KPIs ตัวใดที่ทำให้องค์การประสบความสำเร็จ 100% KPIs บางตัวอาจใช้ได้ดีกับองค์การหนึ่ง แต่อาจใช้ไม่ได้กับอีกองค์การก็ได้ แม้ว่าทั้งสององค์การจะอยู่ในธุรกิจเดียวกัน ผู้บริหารองค์การจึงควรติดตามและวิเคราะห์ KPIs เหล่านี้อยู่เป็นประจำ เพื่อทราบความสอดคล้องกันของผลงานที่ได้จัดทำขึ้นในองค์การ กับผลลัพธ์ที่ต้องการอย่างแท้จริงจากการลงทุน หรือเสียเวลาในการทำเรื่องเหล่านั้น
ขอฝากข้อคิดว่า การจัดทำแผนกลยุทธ์นั้น ผู้บริหารควรให้ความสำคัญกับ Outcome (ผลลัพธ์) ที่ต้องการอย่างชัดเจนทั้งในเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณ แล้วจึงจัดทำ SWOT Analysis โดยมุ่งผลลัพธ์ดังกล่าว เช่นในวิสัยทัศน์กำหนดไว้ว่าองค์การต้องการเป็น “ผู้นำในธุรกิจ….” อะไรเล่าที่จะบอกถึงความเป็นผู้นำธุรกิจ แค่รายได้ ผลกำไร หรือส่วนแบ่งทางการตลาด
หากมุ่งเน้นการเป็นองค์การนวัตกรรม การเป็น “ผู้นำธุรกิจ…” อาจดูได้จากส่วนแบ่งการตลาดในสินค้านวัตกรรมที่ผลิตขึ้นเป็นหลัก แต่ในภาพรวมเราอาจไม่ได้ต้องการจะมีส่วนแบ่งการตลาดที่ใหญ่ที่สุดก็ได้
หากตัวชี้วัดที่เป็นผลลัพธ์ไม่ชัดเจนแล้ว เราทำ SWOT Analysis ไปอาจไม่เห็นจุดอ่อน จุดแข็ง ที่สำคัญ และไม่เห็นโอกาส อุปสรรคที่มาจากภายนอกว่าคืออะไร กลยุทธ์ที่ใช้จึงไม่สามารถปิดช่องว่างของผลงานในปัจจุบันกับที่ต้องการได้
สุดท้ายองค์การก็ได้แต่จัดทำตัวชี้วัดที่อาจเสียเวลาเปล่าในแต่ละปีก็เป็นได้
รศ.ดร.จิรประภา อัครบวร
คณะพัฒนาทรัพยากรมนุษย์
สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์ (นิด้า)